Факсимильная передача документов сохраняет юридическую силу при соблюдении определенных условий. Рассмотрим правовой статус факсов, их особенности и требования к оформлению.
Содержание
Юридическая сила факсимильных документов
| Критерий | Требования | Правовое основание |
| Идентификация отправителя | Наличие шапки с реквизитами организации | ГК РФ Статья 160 |
| Качество передачи | Читаемость всех реквизитов и подписей | ФЗ №63 "Об электронной подписи" |
| Доказательство отправки | Сохранение подтверждения передачи | АПК РФ Статья 75 |
Обязательные элементы факс-документа
1. Шапка документа
- Полное наименование организации-отправителя
- Юридический адрес и контактные данные
- Исходящий номер и дата
- Количество передаваемых страниц
2. Основная часть
- Адресат (наименование организации/ФИО)
- Заголовок к тексту
- Содержательная часть документа
- Подпись ответственного лица
3. Служебные отметки
- Факсимильная отметка "FAX"
- Временные метки передачи
- Номер факсимильного аппарата отправителя
Особенности различных типов документов
| Тип документа | Требования к факс-передаче |
| Договоры | Требуется последующее подтверждение оригиналом |
| Официальные письма | Достаточно факсимильной копии |
| Бухгалтерские документы | Не принимаются как первичные документы |
| Судебные документы | Принимаются как предварительные доказательства |
Порядок работы с входящими факсами
- Регистрация в журнале входящей корреспонденции
- Проверка качества и полноты передачи
- Распечатка на фирменном бланке организации
- Визирование ответственным сотрудником
- Подшивка в дело согласно номенклатуре
Архивирование факсимильных документов
- Срок хранения - согласно типу документа
- Обязательное сохранение подтверждения отправки/приема
- Хранение в защищенных от света и влаги условиях
- Цифровое копирование для длительного архивирования
Сравнение с электронными документами
| Параметр | Факс | Электронный документ |
| Юридическая сила | Ограниченная | Полная при ЭП |
| Качество передачи | Зависит от аппарата | Идентично оригиналу |
| Скорость доставки | Мгновенная | Мгновенная |
| Затраты | Высокие | Низкие |
